Cum interactionezi cu agentia de turism dupa ce cumperi o vacanta

Postat de Ana-Maria Lichwar

O buna comunicare intre turisti si agentie este dovada faptului ca ai optat pentru serviciile unei agentii serioase, cu experienta, insa si un motiv de liniste in plus pentru tine, atat inainte sa pleci in vacanta, cat si in momentele in care te vei afla la destinatie. La fel si o gestionare corecta a asteptarilor printr-o relationare eficienta, mai ales in perioadele foarte aglomerate. 

Daca iti vin in minte si o serie de alte intrebari cu privire la felul in care vei relationa cu agentia de turism, gasesti in cele ce urmeaza cateva exemple de situatii des intalnite in care e posibil sa ai nevoie de ajutorul agentiei de turism dupa ce ai rezervat o vacanta, dar si modalitati mai rapide prin care poti face anumite solicitari. 

Iata, asadar, cum poti comunica eficient cu agentia ta de turism dupa ce ai achizitionat pachetul de vacanta, in functie de anumite situatii: 

1. Ai nevoie sa adaugi diferite servicii suplimentare

Ai cumparat pachetul de vacanta, insa ti-ai dat seama ulterior ca ai vrea sa soliciti un anumit serviciu suplimentar, cum ar fi un patut pentru bebelus, un pat matrimonial in camera, poate camere alaturate pentru ca pleci in vacanta alaturi de prieteni dragi sau alti membri ai familiei. 

E important sa ai in vedere inca de la inceput ca unele dintre aceste servicii sunt contra cost, in timp ce altele sunt gratuite, insa nu pot fi garantate. 

Daca ai deja o rezervare facuta, insa vrei sa soliciti spre exemplu un pat matrimonial sau un patut de bebelus, poti trimite un reply la ultimul mail primit de la agentia de turism, iar agentul tau se va ocupa sa transmita solicitarea ta mai departe catre unitatea de cazare. 

Cu toate acestea, ia in calcul ca astfel de servicii nu pot fi 100% garantate, caci tin de gradul de ocupare a hotelului. 

Pe de alta parte, exista si servicii suplimentare care pot fi obtinute contra cost. In aceasta categorie intra preferintele pentru orientarea camerei (cu vedere la mare, cu vedere la gradina). Vei observa ca acele camere cu vedere catre mare au de regula preturi mai mari. Poti, de asemenea, sa trimiti un reply cu solicitarea ta, iar in functie de disponibilitate, sa-ti fie rezervata o camera orientata asa cum preferi, desigur, contra cost. 

Pe acest subiect, te-ar putea interesa si articolul: Cele mai intalnite servicii suplimentare pentru o rezervare. Ce se poate sau nu garanta si de ce

2. Ai nevoie sa faci diferite modificari sau anulari 

In cazul in care ai nevoie sa faci diverse modificari (schimbarea perioadei de calatorie, modificari de nume, tipul de camera, rezervarea unei alte camere), poti face acest lucru cel mai simplu tot printr-un reply la mail-ul anterior sau accesand sectiunea contact. Mai ales in perioadele foarte aglomerate (in varf de sezon), comunicarea cu agentia va functiona mai bine asa, caci liniile telefonice vor fi destul de solicitate.

• Schimbarea perioadei de calatorie se poate face in functie de disponibilitate si tinand cont de preturile actualizate (caci unitatea de cazare isi poate modifica intre timp tarifele), ori alte taxe suplimentare. 

• Vrei sa mai rezervi inca o camera, pentru ca niste prieteni s-au hotarat brusc sa va insoteasca in vacanta? Cel mai simplu si rapid mod in care o poti face este plasand o noua rezevare pe site. 

• Daca ai nevoie sa anulezi o vacanta, poti trimite un reply la mail-ul primit anterior de la agentie sau apeland la formularul de contact din site. In functie de conditiile pe care le ai trecute in contract, dar si in functie de momentul anularii, se pot aplica unele penalizari. 

In acest sens, iti recomandam si incheierea unei polite de asigurare storno, iar daca vrei sa afli mai multe informatii despre asigurarile de calatorie, poti citi articolul: Asigurarile de calatorie. Cate tipuri de asigurari exista, cand trebuie facute si de ce

Pentru informatii mai detaliate despre oricare dintre situatiile de mai sus, dar si referitoare la alte modificari pe care le-ai putea solicita, iti recomandam sa arunci o privire la noi pe site, la sectiunea Intrebari frecvente. 

3. Nu gasesti hotelul / te-ai ratacit la destinatie

In cazul in care te indrepti spre unitatea de cazare pe cont propriu si nu reusesti sa gasesti hotelul sau te-ai ratacit prin apropiere, e bine sa ai in vedere ca pe voucherul de cazare (pe care-l vei avea pe mail) vei avea disponibila adresa, dar si un link din Google Maps, cu locatia exacta a acestuia. 

Prin urmare, daca vacanta ta are loc intr-o destinatie din UE, vei putea folosi datele mobile si implicit hartile pentru a te putea orienta la fata locului, fara sa generezi costuri prea mari. 

Pe de alta parte, daca te vei afla intr-o destinatie non UE, insa vei avea nevoie sa folosesti Google Maps, vei putea face acest lucru si fara acces la date mobile. Iata aici cum: Cum sa folosesti Google Maps in vacanta, fara conexiune la internet

4. Intampini un inconvenient la hotel 

Ai fost cazat intr-o alta camera decat tipul celei pe care ai rezervat-o, exista anumite probleme/defectiuni in camera ta sau ai fost anuntat ca exista o situatie de overbooking la hotel? Cum procedezi si care ar trebui sa fie ordinea actiunilor tale? 

In primul rand, te sfatuim sa nu te enervezi, caci te afli in vacanta tocmai pentru a te simti bine si a scapa de stres. Actionand cu calm si comportandu-te frumos cu personalul hotelului, ai toate sansele sa gasesti rezolvare mai rapid, la fata locului. 

Iti recomandam sa incerci intai de toate sa rezolvi situatia la receptia hotelului, comunicand problema si ascultand variantele care-ti sunt oferite. In cazul in care persoana de la receptie nu pare sa gaseasca o rezolvare pentru situatia ta, poti solicita respectuos si ajutorul unui manager. 

Daca nici asa nu ai gasit rezolvare, poti apela agentia de turism pentru a media discutia dintre tine si unitatea hoteliera, insa trebuie sa intelegi ca sunt sanse mult mai mari sa poti rezolva situatia punctual si rapid la fata locului, mai ales daca ramai calm si binedispus 🙂 

Totodata, daca urmeaza sa-ti faci vacanta intr-o perioada aglomerata si intr-o destinatie populara, e bine sa ai in vedere o serie de situatii pe tema carora sa nu te stresezi/enervezi la fata locului, caci astfel de perioade vin la pachet si cu foarte multa solicitare pentru intreg personalul hotelier. 

Locuri de parcare mai putine, sezlonguri la malul marii pe care le vei gasi mai greu, aglomeratie la masa de seara – acestea pot fi cateva dintre situatiile care te pot irita la fata locului, insa cu rabdare si calm, vei observa ca exista rezolvare pentru fiecare in parte. Le gasesti explicate punctual in articolul: Ce asteptari ar trebui sa aiba un client de la hotel intr-o perioada aglomerata

5. Ai o situatie urgenta cat te afli in vacanta

O agentie cu experienta si cu un portofoliu bogat de clienti va face tot posibilul ca rezervarile acestora sa decurga normal. Sigur ca, la fel ca in oricare alt domeniu, si in acest caz pot aparea unele situatii neprevazute. 

In cazul in care intampini o anumita situatie urgenta si hotelul nu poate rezolva problema pe care o ai legata de rezervare sau oricare alta situatie similara, la fata locului, poti suna la numarul de urgenta existent pe voucherul de cazare. 

Acest numar de urgenta poate fi apelat si in weekend, dar si in afara orelor de program, insa doar pentru situatii care depind de agentia de turism. 

E bine sa ai totusi in vedere ca agentia de turism nu este raspunzatoare pentru diverse servicii pe care le achizitionezi la fata locului, desfasurarea programului de masa sau alte situatii care tin exclusiv de regulile de functionare a unitatii hoteliere sau de actiunile tale. 

P.S. Pentru ca sanatatea ta este prioritara si atunci cand te afli in vacanta, dar si pentru ca in acest fel poti scuti cheltuieli semnificative, iti recomandam sa-ti faci si o asigurare de calatorie. 

6. Comunicarea cu agentia intr-o perioada foarte aglomerata/varf de sezon 

Daca ai ales sa-ti faci vacanta intr-o perioada aglomerata, e bine sa iei in calcul si o serie de factori care privesc o comunicare mai buna intre tine si agentia de turism de la care ai decis sa-ti cumperi vacanta. 

Mai ales in cazul agentiilor de turism specializate pe anumite destinatii si mai ales in varf de sezon, este destul de posibil ca in lunile iulie si august, solicitarile sa fie extrem de numeroase. Prin urmare, telefoanele vor suna in continuu, ceea ce face din email poate cea mai buna si mai rapida varianta de comunicare. 

Te-ai putea gandi ca daca te duci direct in agentie sau daca suni, vei rezolva o anumita situatie mai rapid, insa pentru ca solicitarile sunt numeroase si pentru ca majoritatea acestora necesita si o confirmare din partea unitatii hoteliere (adica nu vei putea primi o confirmare pe loc, pentru ca de regula acestea dureaza cateva zeci de minute, o ora, poate chiar si 24 de ore in perioadele foarte aglomerate), este mult mai eficient sa comunici pe mail, eventual printr-un reply la ultimul mail primit de la agentie. 

Iti recomandam sa arunci o privire si pe articolul: Ce asteptari sa ai de la agentia de turism intr-o perioada aglomerata

In loc de concluzie

Speram ca vacanta ta sa fie mai frumoasa decat te-ai asteptat, iar in cazul in care te confrunti cu una dintre situatiile de mai sus, sa o poti rezolva in cel mai rapid si eficient mod.